Правильный срок подготовки – залог успеха любого события. Event-отдел AG Loft рассказывает, сколько недель или месяцев закладывать на организацию мероприятия в зависимости от формата.
От 3 месяцев для стандартной свадьбы до 6 месяцев — для сложного масштабного торжества. Казалось бы, чем больше времени, тем лучше, но если начать слишком заранее, есть риск перегореть и замылить глаз, уже выбранное просто перестанет нравиться, тренды изменятся. Но и затягивать, конечно, не стоит. Хорошие свадебные площадки, ведущие и фотографы нарасхват – их нужно бронировать заранее. Отдельный случай — если вы выбрали красивую свадебную дату. Придется букировать площадку и резервировать всех подрядчиков на этапе открытия бронирования.
Детских садов, школ и ВУЗов намного больше, чем подходящих для проведения выпускного площадок. А даты выпускных в основном совпадают. По этой причине локацию нужно бронировать заблаговременно, сразу после Нового Года, в крайнем случае в феврале. В противном случае придется выбирать из того, что есть. “Забронируй площадку для выпускного и спи спокойно”.
Исключение — крупные международные конференции, которые нужно начинать готовить за год и закладывать время на анонсирование.
Конечно, все зависит от масштаба и амбиций именинника. Стандартно одного месяца более чем достаточно, чтобы успеть организовать хороший праздник. Для проекта со сложным ТЗ и разнообразным сценарием может понадобиться 3 месяца.
Если вы хотите провести мероприятие в «золотые даты» перед новым годом — бронировать площадку стоит в мае-июне.
Этот формат подразумевает легкость. Здесь можно позволить себе экспромты. Исключение — тематическая вечеринка. Гостям нужно дать время на подготовку образов, костюмов.
И напоминаем: genius loci — 60% успеха ивента. Вне зависимости от формата начинайте организацию с выбора площадки и резервации даты.
У вас есть другие вопросы по организации мероприятия? Напишите или позвоните — наш event-менеджер с радостью проконсультирует.