10 моментов, которые нужно учесть при выборе локации

Как выбирать площадку для мероприятия, если ты не event-менеджер? Ловите чек-лист, который поможет найти «то самое» место и не упустить по-настоящему важные нюансы. 

1. Стоимость

Обращайте внимание не только на цифры в чистом виде. Сравнивая стоимость разных площадок, уточняйте, что включено. Также обратите внимание, что практически на всех площадках праздничные и выходные дни стоят дороже. Возможно, в вашем случае можно выбрать рабочий день и тем самым сэкономить без потери качества?

2. Интерьер

Он должен соответствовать идее и тематике мероприятия. Здесь работает простое правило: чем меньше интерьер и сама площадка соответствуют формату мероприятия, тем больше времени и средств вы потратите на декор и его монтаж/демонтаж.

3. Вместимость

Обязательно сразу уточняйте этот показатель и бронируйте с запасом — от этого напрямую зависит комфорт гостей. Даже самое хорошо организованное мероприятие может проиграть из-за того, что было тесно.

4. Планировка

От этого напрямую зависит, насколько богатым и при этом простым в реализации будет сценарий мероприятия. Где находятся служебные помещения? Где входы и выходы? Где установить оборудование и как расположены розетки? Достаточно ли места для запланированных активностей? Где гости будут общаться, танцевать, курить, переодеваться? Тщательно продумайте движения трафика и просчитайте все плюсы и минусы конкретного зонирования, прежде чем сделать выбор. Запросите схему помещения, чтобы “примерить” локацию к мероприятию.

5. Парковка

Часть гостей приезжает на такси, но обязательно будут те, кто приедет на своем автомобиле. Парковка должна быть на разумном расстоянии от места проведения события.

6. Наличие веранды, крыши или своей открытой территории

Это ключевое преимущество практически для любых мероприятий. Если у гостей будет возможность выйти на свежий воздух, они ей обязательно воспользуются. А если еще и перенести часть активностей на открытое пространство, мероприятие заиграет новыми красками. На веранде можно организовать бар, BBQ зону, лаунж зону, провести самые яркие и запоминающиеся активности (вынос торта, выездная свадебная церемония, зажигание бенгальских огней, анимационные станции, выступления артистов).

7. Еда и напитки

Идеально, если на площадке есть свой кейтеринг/своя кухня. Обязательно уточняйте, на каких условиях можно заказывать еду — некоторые локации берут дополнительную плату за привлечение сторонних кейтерингов/банкетных служб. Пробковый сбор – еще один момент, который необходимо выяснить на старте. Часто возможность принести на площадку свой алкоголь существенно сокращает бюджет мероприятия.

8. Дополнительные услуги

Уточняйте, есть ли они и на каких условиях они предлагаются. Некоторые лофты готовы организовать мероприятие под ключ, иногда это бывает намного выгоднее, чем самостоятельное привлечение сторонних подрядчиков.

9. Оснащенность

Предоставляет ли площадка все, что нужно для проведения вашего мероприятия? Оцените, достаточно ли мебели, есть ли световое, звуковое и видеооборудование. Если чего-то не хватает, составьте смету на “дооборудование”.

10. Прозрачность

В договоре аренды должны быть указаны все условия, на которых предоставляется площадка, дата и время аренды, стоимость, порядок внесения предоплаты, обязанности и права обеих сторон. Не подвергайте себя риску, работайте только с надежными партнерами.

Желаем удачи в поиске площадки и проведении мероприятия! Будем рады проконсультировать на тему того, как в AG Loft реализованы все вышеперечисленные моменты.